Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage

Das Verbundvorhaben „Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage (OA-WFMS)“ hatte zum Ziel, mit Akteuren aus Wissenschaft und Praxis die Geschäftsprozesse und Workflows in den Universitäts- und Hochschulverlagen bei der Produktion von Open-Access-Publikationen zu analysieren und daraus Anforderungen an geeignete Workflow-Management-Systeme (WFMS) zu entwickeln.  Dabei wurden sowohl generelle als auch verlagsspezifische Geschäftsprozesse identifiziert, welche als Grundlage für ein zukünftiges WFMS dienen sollen.

Projektpartner: Universitätsbibliothek Potsdam

Das Forschungsprojekt wurde vom 01.09.2023 bis 31.12.2025 durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) gefördert.

Projektwebsite: oa-wfms.htwk-leipzig.de

Das Forschungsprojekt OA-WFMS bildet den Abschluss einer Reihe aufeinander aufbauender Projekte innerhalb der Förderinitiative zur Stärkung von OA-Strategien des BMFTR. Im Projekt OA-HVerlag wurden zunächst bestehende Workflows in Hochschulverlagen analysiert und ein allgemeines Workflowmodell für OA-Monografien entwickelt. Das Folgeprojekt OA-STRUKTKOMM erweiterte diesen Ansatz durch die Entwicklung von Beratungsstrategien und einer Toolbox zur Unterstützung der Workflowmodellierung sowie durch ein Modell für den strukturierten Datenaustausch entlang der gesamten Publikationskette. 

Das Projekt OA-WFMS setzte konsequent an der praktischen Umsetzung dieser Forschungsergebnisse an. Hierzu wurde ein Verfahren entwickelt, das es Hochschul- und Universitätsverlagen ermöglicht, unter Einbeziehung der zuvor erarbeiteten Modelle und Werkzeuge strukturierte Lastenhefte für WFMS zu erstellen. Diese Lastenhefte berücksichtigen alle relevanten Prozesse, Schnittstellen und Datenflüsse und dienen als fundierte Grundlage für die Ausschreibung und Implementierung geeigneter Systeme.

Im ersten Forschungsschwerpunkt Bedarfsermittlung und Entwicklung eines generischen Muster-Lastenheftes wurde zu Beginn ein Eröffnungsworkshop durchgeführt. Ziel des Workshops war es, die Herausforderungen und Bedarfe an ein WFMS zu sammeln. Neben Impulsvorträgen aus drei verschiedenen Institutionen zu den hemenschwerpunkten „Organisation und Überwachung von Publikationsprozessen“, „Anforderungen an ein WFMS“ sowie „Schnittstellen und Interoperabilität“ wurden bestehende Lösungsansätze und Tools mit den Teilnehmenden diskutiert. Weiterhin erfolgte die Entwicklung eines Verfahrens zur Ableitung von Lastenheften für ein WFMS. Dieses Verfahren dient Hochschul- und Universitätsverlagen als praxisnahe Grundlage für die Erstellung individueller Lastenhefte. Aufbauend auf der Ergebnisdokumentation des Eröffnungsworkshops und dem Verfahren zur Entwicklung von Lastenheften wurden weitere Bedarfe mittels einer qualitativen Interviewstudie ermittelt. Innerhalb dieser erfolgten eine Ist-Analyse und eine Sollkonzeption. 

In einer Machbarkeitsstudie wurden im ArbeitspaketMachbarkeitsstudie und Demonstrator ausgewählte Systeme über eine technische Schnittstelle über eine Middleware verbunden, um einen bidirektionalen Datenaustausch zu ermöglichen. Das Ergebnis ist ein Demonstrator, dessen Code und Dokumentation in Github publiziert sind. Der Demonstrator bildet das Konzept eines idealen WFMS im Kleinen ab. Es lässt sich weiterdenken und ergänzen: Über die Middleware werden Datenquellen wie OMP, OJS oder a!quadrat mit Programmen zur Prozesssteuerung (Dashboards, Ressourcenmanagement, Dokumentengenerierung etc.) verknüpft. Informationen können so automatisiert angezeigt und ausgetauscht werden. 

Im Schwerpunkt Implementierung wurden zunächst auf Grundlage des OA-Workflowmodells die spezifischen Workflows der Pilotverlage Universitätsverlag Potsdam sowie Berlin University Publishing (BerlinUP) beschrieben. Die Workflowmodellierung erfolgte analog unter Anwendung der Toolbox. Auf Grundlage der spezifischen Workflowmodelle wurden unter Anwendung der Verfahrensbeschreibung zur Ableitung von Lastenheften Prozessanalysen durchgeführt. Diese wurden mit den Bedarfen aus den Interviews korreliert und in die spezifischen Lastenhefte überführt.

Die Entwicklung eines Verfahrens zur Erstellung von Lastenheften stellt neben der qualitativen Anforderungserhebung ein wesentliches Ergebnis dar. Dieses Verfahren stellt Hochschul- und Universitätsverlagen eine praxisnahe Grundlage für die Erstellung individueller Lastenhefte bereit. Die Interviewstudie lieferte wesentliche Erkenntnisse dazu, welche Werkzeuge bisher für das Workflowmanagement Anwendung finden. Darüber hinaus wurden insgesamt 17 funktionale Anforderungen identifiziert, die ein WFMS für OA-Publikationen abbilden sollte. Die eigentliche Implementierung und Anwendung erfolgte mit der Entwicklung spezifischer Lastenhefte zweier Pilotverlage. Ausgehend von diesen wurden zwei Systeme für die Entwicklung eines Demonstrators ausgewählt und eine Machbarkeitsstudie durchgeführt. In dieser wurden die ausgewählten Systeme über eine technische Schnittstelle über eine Middleware verbunden, um einen bidirektionalen Datenaustausch zu ermöglichen. 

Kienbaum, Janna; Tillmann, Diana (2025): Forschungsbericht zum Projekt „Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage (OA-WFMS)“, Forschungsbericht, publish.UP, DOI: 10.25932/publishup-68964

Büttner, Maria; Kienbaum, Janna (2025): Systemfrage Hochschulverlag: Workflows, Tools und Finanzierbarkeit für nachhaltiges Diamond Open Access, Bericht zum Transferworkshop des Projekts OA-WFMS, Bericht, publish.UP, DOI: 10.25932/publishup-69354

rshost (2025): Demo code for a workflow management solution for open access publishers, OA-WFMS, GitHub, GNU General Public License Version 2, https://github.com/a-wfms/oa-wfms-demo

Kienbaum, Janna; Schmidt-Kopplin, Diana (2025): Qualitative Anforderungsanalyse für ein Open-Access-Workflow-Management-System in Hochschulverlagen, Bericht, publish.UP, DOI: 10.25932/publishup-68963

Kennecke, Andreas; Kienbaum, Janna; Reiche, Michael; Schmidt-Kopplin, Diana; Tillmann, Diana; Winkler, Marco (2025): Universitätsverlage auf der Überholspur – Effizienteres Publizieren mit einem Managementsystem für Workflows, Vortrag, Open-Access-Tage 2025, Zenodo, DOI: 10.5281/zenodo.17129910

Kennecke, Andreas; Reiche, Michael; Schmidt-Kopplin, Diana; Tillmann, Diana; Winkler, Marco (2025): Werkzeuge für das Prozessmanagement zur Produktion von Open-Access-Publikationen, Vortrag, 9. Bibliothekskongress BID 2025, BIB OPUS Publikationsserver, Abstract & Folien

Reiche, Michael; Tillmann, Diana (2025): Verfahren zur Entwicklung eines Lastenheftes für ein Workflow-Management-System für Open-Access-Hochschulverlage, Bericht, publish.UP, DOI: 10.25932/publishup-67936

Kennecke, Andreas; Reiche, Michael; Schmidt-Kopplin, Diana; Tillmann, Diana; Winkler, Marco (2024): Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage, Poster, Open-Access-Tage 2024, Zenodo, DOI: 10.5281/zenodo.14615121

Hertel, Kyra; Kennecke, Andreas; Reiche, Michael; Schmidt-Kopplin, Diana; Tillmann, Diana; Winkler, Marco (2024): Bericht zum Auftaktworkshop des Forschungsprojektes „Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage (OA-WFMS)“, Bericht, publish.UP, DOI: 10.25932/publishup-63805

Kennecke, Andreas; Reiche, Michael; Schmidt-Kopplin, Diana; Tillmann, Diana; Winkler, Marco (2024): Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage, Vortrag, 112. BiblioCon2024, BIB OPUS Publikationsserver, URN: urn:nbn:de:0290-opus4-192860

Kennecke, Andreas; Reiche, Michael; Schmidt-Kopplin, Diana; Tillmann, Diana; Winkler, Marco (2024): Workflow-Management-Systeme für Open-Access-Hochschulverlage, Poster, 112. BiblioCon2024, BIB OPUS Publikationsserver, URN: urn:nbn:de:0290-opus4-189335